Hvordan planlegge et arrangement?
Hvordan planlegge et arrangement? Slik gjør du det: En guide for å planlegge et vellykket arrangement - Innsikt fra NPG Event
Slik planlegger du et vellykket arrangement
Bedriftsarrangementer kan være et effektivt verktøy. Bygge bedriftskultur, relasjoner, generere leads, markedsføre seg eller bare ha det gøy.
Planlegging av et vellykket event kan imidlertid kreve tid, krefter og tungen beint i munnen.
Hos NPG Event kan vi en ting og to om planlegging og gjennomføring av vellykkede eventer. Vi er her for å dele noen av våre beste tips.
1. Forstå publikumet ditt
Det første og viktigste trinnet i planleggingen av et vellykket arrangement er å forstå hvem som skal delta.
Hvem er de? Hva er deres ønsker og mål? Hva er deres pain-points og hvilke løsninger ser de etter? Sør for at du lager et event som treffer med forventningene.
2. Definer (for)målet med eventet
Hva håper du å oppnå?
Før du begynner å planlegge eventet bør du tenke gjennom målene dine. Er det et eksternt eller internt event? Vil du generere leads, bygge nettverk, eller -bedriftskultur? Skriv det ned.
Å definere målene vil hjelpe deg med å fokusere innsatsen og måle suksessen til arrangementet. Sørg for at målet er målbart slik at det er enklere å evaluere i etterkant.
3. Planlegging og logistikk
Lag en timeline og en plan og start planleggingen tidlig!
Lokaler, servering, underholdning, konferansier, dekorasjoner … Å planlegge et event innebærer mer enn man tror.
Ofte er planleggingen av et event noe man gjør som et tillegg til alt annet man har av oppgaver og deadlines. Tar man det «mellom slagene» når man får tid, er det enkelt å skubbe det foran seg eller å glemme detaljer. Å ha en plan fører til lavere skuldre og mindre stress. En plan gjør også prosessen mer effektiv.
3.1. Sett et budsjett
Dette går som hånd i hanske med planleggingen.
Finn ut hvor mye du har å rutte med. Har du satt opp et budsjett er det enklere å prioritere kostnadene.
Hvor mye koster lokalene? Hvor mye koster maten? Hva har dere å bruke på dekor, konferansier, underholdning og annet?
4. Valg av lokaler
Lokasjonen kan ofte være en av de viktigste faktorene for et event
Finn et sted som passer til formålet, gjestene og typen arrangement. Tenk på faktorer som beliggenhet, tilgjengelighet og størrelse når du velger lokasjon.
5. Lag et engasjerende innhold
Programmet er det som vil holde gjestene dine engasjert og underholdt. Planlegg aktiviteter og underholdning som vil appellere til publikum og som passe til bedriften eller tema for eventet. Bland inn aktiviteter som spill, konkurranser eller musikkinnslag.
Et tema kan bidra til å knytte de forskjellige elementene sammen. Det bidrar til å skape en sammenhengende opplevelse. Temaet kan brukes som grunnlag for å skape et engasjerende innhold, design og opplevelse for deltakerne.
Les også: Firmafest | Underholdning, ideer, tema og planlegging.
5.1. Underholdning
Skal du ha konferansier? Skal det være musikkinnslag, eller komiker?
Hva med å la de ansatte stå for underholdningen? Engasjer noen dyktige ansatte og gi de en sjanse til å skinne. Fordelene med å inkludere de ansatte i underholdningen er mange. Booker du profesjonelle underholdere bør bestille dem i god tid, siden disse kan bli booket opp raskt.
Både hos Mer og Volue ASA, fikk vi de ansatte til å være underholdningen: Sjonglering, bandopptreden og dansing.
Se prosjektet: Volue’s Got Talent
Se prosjektet: Meet the Meroes
5.2. Husk mat
Uten mat og drikke, fungerer eventet ikke.
Visste du at de fleste deltakerne på bedriftsarrangementer sier at maten og drikken er en av de viktigste faktorene for å få en positiv opplevelse av arrangementet?
5. Markedsføring og promotering
Dette er særlig viktig ved eksterne arrangement.
Markedsføring og promotering er viktige komponenter i et vellykket arrangement. Lag en markedsplan som retter seg mot riktig målgruppe. Bruk de riktige kanalene og mål suksessen til markedstiltakene dine både underveis og etter.
6. On-site management
Klarer du å holde hodet kalt og tungen beint i munnen?
Sørg for at du har noen som kan være hands-on underveis i arrangementet. Tidsplanen, vaktskjema kontaktinfo til relevante personer… Å planlegge et arrangement kan være overveldende, spesielt hvis du ikke har erfaring med eventplanlegging. Å samarbeide med en eventplanlegger kan bidra til å ta stresset ut av prosessen.
7. Oppfølging og evaluering
Ble det en suksess?
Sørg for å følge opp deltakerne etter arrangementet. Få tilbakemelding og mål suksessen. Dette er en super måte for å kunne gjøre forbedringer for fremtidige arrangementer. Se også over målene dine. Nådde du målene du hadde satt i forkant?
Skal vi ta en prat?
NPG Kontaktskjema (NO)
Grunnleggende kontaktskjema
Vi vil gjerne høre fra deg!
- Norwegian Promotion Group AS
- Bygdøy allé 23, 0262 Oslo
- Telefon: 23 23 41 00
- E-post: npg@npg.no